[구축 사례] 두리화장품, 그룹웨어 협업으로 부서 간 소통 강화…사업 확장 ‧ 수출 확대에 대응

수출이 늘면서 중소 화장품기업들 사이에서는 조직 규모에 맞춘 부서 간 협업 체계를 재정비하는 사례가 증가하고 있다. 이런 배경에는 수출 증가가 자리하고 있다.

두리화장품(주)도 사업 확장과 수출 확대에 대응하기 위해 최근 결재 양식을 확대 적용했다. 새 양식에는 합의 기능이 적용됐으며, 이에 따라 여러 부서의 의견을 하나의 결재 문서에서 확인할 수 있게 됐다. 두리화장품(주)은 47개국에 수출하고 있으며, 2022년 700만불 수출의 탑을 수상한 데 이어 2023년 1,000만불 수출의 탑도 수상했다.

1998년 설립된 두리화장품은 한방 원료 기반 R&D 역량을 바탕으로 성장해 왔다. 대표 브랜드인 '댕기머리'는 전통 한방 지혜와 현대 기술을 접목한 한방 헤어케어 브랜드이며, 30여 가지 한약재를 장시간 달여내는 자체 공법 특허를 보유하고 있다. 두리화장품은 최근 보습 케어 브랜드 '에그플래닛' 등으로 사업 영역을 확대했으며, 2018년부터 미국·캐나다 코스트코에 입점해 2018년부터 글로벌 유통망도 빠르게 확대해 왔다.

두리화장품은 수출 시장 확대와 사업 규모 성장, 부서 간 협업 필요성 증대에 따라 결재 양식 적용 범위를 확대하고 합의 기능을 동시에 적용했다. 시스템 확대의 배경에는 수출 시장 확대와 사업 규모 성장, 부서 간 협업 필요성 증대가 있었다.

이에 따라 두리화장품은 신규 결재 양식 기능을 통해 작성·결재·이력관리를 시스템 내에서 일괄 처리하도록 했다. 또 여러 부서의 확인이 필요한 사안을 대상으로 합의 기능을 적용했다.

합의 기능은 부서별 개별 의견 교환을 대체하는 효과를 냈다. 아울러 하나의 결재 문서에서 검토와 의견을 일괄 확인할 수 있도록 했다.

두리화장품 글로벌사업부의 이강산 팀장은 여러 부서의 의견 확인 업무에 합의라인을 활용하고 있다고 밝혔다. 그는 필요한 부서의 검토와 의견을 단일 결재 문서에서 확인할 수 있게 됐으며, 이에 따라 업무 진행 과정의 명확성이 향상됐다고 설명했다.

두리화장품에서는 결재 양식이 확대되면서 그룹웨어 활용이 문서 처리에 그치지 않고 모바일 사용 환경으로도 확장됐다. 이강산 두리화장품 글로벌사업부 팀장은 비즈오피스 그룹웨어를 활용해 하나의 결재 문서에서 관련 부서의 검토와 의견을 확인할 수 있어 업무 진행 과정의 명확성이 향상됐다고 밝혔다.

그룹웨어 활용 분야 가운데 특히 눈에 띄는 부분은 모바일 사용 환경이다. 금산공장·서울사무소 등 이원적 근무 공간의 구성원들은 메신저로 업무 내용을 신속하게 공유하고 확인하고 있다.

이로 인해 기존에 전화·대면 확인이 필요했던 업무도 신속하게 처리되고 있다. PC 사용이 어려운 생산 현장 직원들은 모바일 메신저를 핵심 소통 수단으로 사용하고 있다.

이강산 팀장은 회의를 진행할 때 회의실 아이디로 필요한 자료를 즉시 공유할 수 있다고 설명했다. 이에 따라 회의 자료 준비가 용이해졌고, 간단한 업무보고와 업무진행 현황도 메신저를 통해 부서별로 신속하게 공유되고 있다.

두리화장품은 향후 모바일 결재 기안이 가능하도록 양식을 확대할 계획이다. 목적은 전 직원이 부재한 상황에서도 결재와 소통을 지속하는 데 있다. 적용 범위는 생산 현장을 포함한 전 직원이며, 모바일 중심의 업무 환경을 구축한다는 구상이다.

이 같은 추진은 종이 문서 기반 업무에서 생기던 확인 불편을 해소하려고 도입한 그룹웨어 'kt cloud비즈오피스'를 2017년부터 10년 가까이 안정적으로 운영해 온 경험 위에서 나왔다. 두리화장품은 그룹웨어 도입 전에는 종이 문서 기반으로 결재와 업무를 처리했다.

당시에는 정보 확인이 필요할 때 담당 부서를 별도로 확인하는 일이 빈번했고, 결재 진행 상황을 파악하기 위해서도 담당 부서를 별도로 확인하는 일이 잦았다. 이런 문제의식이 그룹웨어 도입으로 이어졌다.

도입 후에는 전자결재와 메신저, 일정관리를 하나의 통합 시스템으로 운영해 왔고, 이 시스템은 큰 탈 없이 운영됐다. 이러한 안정적 운영은 이번 결재 양식 확대의 기반이 됐고, 합의 기능 강화의 기반도 됐다. 사진 3은 두리화장품 금산 공장 전경이다.

두리화장품은 상품기획·연구개발·생산·영업·마케팅 등 다부서가 공동으로 움직여야 하는 제조업의 특성상 일정 공유의 중요성이 큰 환경에 놓여 있다. 부서 간 일정공유가 원활하지 않으면 업무 전반에 차질이 발생할 가능성이 있어, 협업 체계를 뒷받침할 수 있는 수단이 필요하다고 보고 있다.

이팀장은 복잡한 기능보다 기존 업무 프로세스에 자연스럽게 적용되는 사용성과 안정적 운영 환경을 중시해 비즈오피스 그룹웨어를 선택했다고 밝혔다. 두리화장품은 그룹웨어의 일정관리 기능을 협업의 핵심 축으로 활용하고 있다.

캘린더 화면에서는 금산공장 생산일정과 발주일정이 등록돼 있으며, 직원들은 이를 통해 상시적으로 생산일정을 확인할 수 있다. 연동된 휴가계도 함께 활용해 한 화면에서 부서원들의 휴가일정을 확인할 수 있도록 했다.

생산·구매·품질 등 부서 간 검토와 승인이 필요한 업무는 전자결재로 진행하고 있다. 여러 부서의 의견이 필요한 사안에는 이번에 강화한 합의라인을 활용해 부서 간 협의를 이어가고 있다.

두리화장품은 안정적 그룹웨어를 기반으로 업무 방식을 지속 개선하고 있다. 결재 양식 확대를 추진하고, 합의 기능 강화를 진행하며, 모바일 기안 확대도 준비하고 있다. 이는 정해진 기능을 그대로 사용하는 방식이 아니며, 두리화장품은 비즈오피스의 강점으로 실제 업무 맞춤형 양식 구성 가능성을 꼽고 있다. 이에 따라 필요에 따른 전자결재 편입 업무는 지속 증가할 전망이다.

이런 흐름 속에서 두리화장품 사례는 업무 체계 정비의 참고 사례로 거론되고 있다. 수출 시장 확대와 함께 조직 규모를 확대 중인 중소 화장품기업이 존재하는 가운데, 두리화장품 사례는 성장 중인 중소 화장품기업의 업무 체계 정비 사례로 제시된다.

출처: 아이티데일리 (IT DAILY) · 김호 기자
원문: https://www.itdaily.kr/news/articleView.html?idxno=241644

참고자료

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